artykuły
Specyfika zarządzania i najmu powierzchni handlowych
(autor: Richard F. Muhlebach, artykuł nr 11 / 2003)
Warunkiem pomyślnego zarządzania nieruchomościami komercyjnymi i mieszkalnymi jest posiadanie przez ich zarządców szerokiego zakresu umiejętności i wiedzy. Umiejętności i wiedza, o których mowa, są podobne do tych, które są niezbędne do prowadzenia każdej firmy. Wszystkie elementy składające się na pomyślną działalność przedsiębiorstwa, bądź to zakładu produkcyjnego bądź firmy usługowej, występują przy zarządzaniu i wynajmie nieruchomości posiadanych w celach inwestycyjnych. Nieruchomości o przeznaczeniu komercyjnym oraz nieruchomości mieszkalne są budowane lub nabywane jako inwestycja i dlatego muszą być obsługiwane na zasadach prowadzenia firmy.
Każda firma musi posiadać plan zarządzania, który będzie określał strategię firmy oraz taktykę działania, którą należy wdrożyć, aby osiągnąć zakładane dla firmy cele. Plan zarządzania sporządzają zarządcy nieruchomości dla każdej zarządzanej nieruchomości. Opiera się on na celach i zamiarach właściciela, jakie ma wobec swojej inwestycji. Plan zarządzania obejmuje analizę regionu i sąsiedztwa nieruchomości, oceną wpływu tych obszarów na nieruchomość oraz pozycję nieruchomości na rynku. Każda firma musi posiadać również plan marketingowy i reklamy. Zarządca nieruchomości opracowuje strategię marketingową i najmu a następnie sporządza szczegółowy plan dla danej nieruchomości w celu realizacji ustalonych dla niej celów. Plan ten uwzględnia typ i lokalizację budynku, typ najemców lub profil mieszkańców, wiek i stan techniczny budynku, konkurencyjne budynki, warunki panujące na rynku oraz szereg specyficznych technik najmu.
Plan zarządzania nieruchomością obejmuje również szczegółowy, miesięczny budżet operacyjny oraz budżet wydatków kapitałowych. Opracowywane jest również miesięczne zestawienie przepływów gotówkowych. Tego typu plan zawiera ponadto analizę potencjalnych możliwości podniesienia wartości nieruchomości. Prezentuje się w nim często alternatywne drogi poprawy sytuacji nieruchomości i rekomenduje jedną lub kilka z nich. Każda analiza możliwości omawia związane z jej realizacją koszty, wpływ na marketing i najmem danej nieruchomości, sposoby poprawy funkcjonowania budynków, wzrostu dochodu z nieruchomości, jak również wpływ na okres zwrotu z nakładów inwestycyjnych oraz stopę zwrotu z inwestycji.
Krytycznym elementem dla pomyślnego funkcjonowania każdej firmy jest poprawny i precyzyjny system księgowania oraz sporządzania sprawozdań finansowych. Zorganizowanie księgowości i sprawozdawczości finansowej należy do obowiązków zarządcy nieruchomości, dzięki czemu właściciel jest świadomy sytuacji finansowej swojej nieruchomości oraz wie, jakie są dla niej prognozy na przyszłość. Sprawowanie kontroli finansowej nad wszystkimi źródłami przychodu i wydatków danej nieruchomości jest niezbędnym warunkiem sukcesu i przetrwania każdej firmy.
Prowadzenie firmy wymaga wykwalifikowanych i umotywowanych pracowników. Analiza potrzeb kadrowych budynku należy do obowiązków zarządcy . Niewielka nieruchomość nie będzie miała osobnego zarządcy na miejscu - zarządzanie taką nieruchomością może odbywać się bezpośrednio z biura firmy zarządczej. Zarządca nieruchomości przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, dokonuje selekcji, szkoli i nadzoruje personel, aby zagwarantować prawidłowy zarząd i obsługę nieruchomości. Dla potrzeb danej nieruchomości opracowuje się specjalny, realizowany w trybie ciągłym program szkolenia personelu. Opis wymagań kadrowych dla danego budynku oraz zakres odpowiedzialności każdego członka personelu umieszcza się w planie zarządzania.
Każda nieruchomość wymaga również opracowania programu konserwacyjno-naprawczego, planu najmu, systemu księgowania i sprawozdawczości finansowej, procedur operacyjnych, programu utrzymania najemców i mieszkańców, procedur zbierania czynszu oraz wszystkich innych czynności niezbędnych dla prawidłowego i pomyślnego zarządzania firmą.
Plan zarządzania aktualizuje się w trybie rocznym, aby wdrożyć wszelkie zmiany niezbędne do utrzymania i poprawy pozycji budynku na rynku, zwiększenia jego wartości oraz zapewnienia pomyślnego funkcjonowania.
Zarządzanie różnymi typami nieruchomości komercyjnych i mieszkalnych wymaga wspomnianej powyżej specjalistycznej wiedzy i umiejętności w zakresie każdego typu nieruchomości. Nieruchomości mieszkalne są zajęte przez dwadzieścia cztery godziny na dobę. Wśród mieszkańców budynku mogą być małe dzieci, młodzież szkolna, osoby starsze, pary małżeńskie, rodziny lub osoby samotne. Zarządca zasobów mieszkaniowych koncentruje swoja uwagę na konserwacji i naprawie budynków, najmie, pobieraniu czynszu oraz utrzymaniu stanu najmu.
Budynek biurowy zajmują profesjonalne firmy i ich pracownicy w robocze dni tygodnia. Budynki biurowe wyposażone są w skomplikowane systemy mechaniczne, które wymagają specjalistycznej obsługi i utrzymania. W związku z tym, zarządcy budynków biurowych koncentrują swoją uwagę na utrzymaniu i obsłudze zainstalowanych w budynku systemach i wyposażeniu mechanicznym. Nieruchomości o charakterze przemysłowym zajmują firmy wytwórcze od przemysłu lekkiego po przemysł ciężki. Zarządca tego typu nieruchomości musi zwracać szczególną uwagę na to, w jaki sposób firmy produkcyjne wykorzystują dostępne im obiekty oraz kontrolować, czy są one wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i czy przestrzegane są obowiązujące przepisy.
Uważa się powszechnie, iż powierzchnia sklepowa i centra handlowe są najbardziej złożonym typem nieruchomości pod kątem ich zarządzania. Są to jedyne nieruchomości posiadające dwie różne bazy klientów. Klientami wszystkich innych nieruchomości są firmy lub mieszkańcy, którzy zajmują i wynajmują określoną powierzchnię w budynku. Lokal handlowy ma dwa typy klientów: firmy handlowe lub usługowe, które wynajmują daną powierzchnię oraz kupujących. Najemcą może być lokalny handlowiec, ogólnokrajowa sieć sklepów, międzynarodowa firma handlowa, restauracja. Sukces najemców stanowi o pomyślnym funkcjonowaniu powierzchni handlowej. Sklepy lub centra handlowe, gdzie większości najemcom dobrze się powodzi, będą przynosiły większe zyski oraz miały większy wskaźnik zapełnienia. Jednakże, gdy codzienny utarg handlowców-najemców będzie niski, trudno będzie utrzymać zapełnienie budynku a poziom pustostanów będzie prawdopodobnie wzrastał. Rolą zarządcy nieruchomości jest konsultowanie developerów powierzchni handlowej w zakresie projektowania i rozplanowania pomieszczeń sklepowych lub centrów handlowych. O tym, jakiego typu handlowiec wynajmie oferowaną przez nas powierzchnię handlową będzie decydowała lokalizacja, rozmiar, widoczność oraz konfiguracja lokalu. Najlepsze firmy handlowe będą unikały słabo zaprojektowanych lokali. Następnie zarządca nieruchomości poddaje analizie warunki demograficzne i psychograficzne panujące na obszarze, na którym znajduje się dana nieruchomość. Kim są mieszkańcy, jaki jest ich profil i preferencje przy robieniu zakupów? Wyposażony w taką wiedzę zarządca może określić, jakie firmy handlowe lub usługowe będą najlepiej odpowiadały okolicznej społeczności oraz miały największe szanse na odniesienie sukcesu. Koncentruje on swoją uwagę na poszukiwaniu odpowiednich najemców, którzy razem utworzą zróżnicowaną, jednakże uzupełniającą się kombinację firm handlowych i usługowych zdolnych do przyciągnięcia maksymalnej ilości klientów.
Sukces firm handlowych i nieruchomości o charakterze handlowym zależy w dużym stopniu od przestrzegania tych samych godzin otwarcia wszystkich lokali. Ponieważ klienci jednej firmy handlowej są potencjalnymi klientami wszystkich pozostałych sklepów punktów usługowych/gastronomicznych, gdy wszystkie pracują w tych samych godzinach, każdy handlowiec gwarantuje sobie tym samym maksymalną liczbę klientów. Kiedy klient przyjeżdża na zakupy do centrum handlowego, chce mieć pewność, że wszystkie sklepy będą wówczas otwarte. Siłę oddziaływania reklamy poszczególnych handlowców zwiększa skoordynowany program marketingowy i reklamowy. Kupujący wolą robić zakupy w sklepach, które są czyste i bezpieczne. Zarządca musi więc opracować program zarządzania nieruchomością dostosowany do jej potrzeb w godzinach szczytu oraz ewentualnie opracować program ochrony.
Zarządca lokali sklepowych i centrów handlowych zwraca szczególną uwagę na typ najemców, reklamę i promocje oraz udogodnienia dla kupujących.
Podstawowa różnica pomiędzy inwestycją w nieruchomość a nabyciem firmy polega na tym, iż osoba inwestująca w nieruchomość rzadko kiedy posiada niezbędną specjalistyczną wiedzę czy też ma interes w tym, aby zarządzać nieruchomością, którą nabyła. Na szczęście, wyłoniona w Polsce na początku lat 90-tych wraz z rozwojem gospodarki rynkowej profesja zarządcy nieruchomości posiada obecnie w swoich szeregach kompetentnych i wysoce wykwalifikowanych zarządców. Wielu z nich pomyślnie ukończyło wymagające kursy oferowany przez Instytut Zarządzania Nieruchomościami (IREM - Institute of Real Estate Management). Spora grupa napisała plan zarządzania uzyskały prestiżowy tytuł Certyfikowanego Zarządcy Nieruchomości (CPM®). Osoby te nie tylko posiadają odpowiednie doświadczenie i specjalistyczną wiedzę umożliwiającą im zarządzania i wynajmowanie powierzchni mieszkalnych czy komercyjnych, ale także ustawicznie się szkolą świadome zmieniających się przepisów prawa oraz zmian zachodzących w funkcjonowaniu rynku nieruchomości. Szczególnie w przypadku obiektów handlowych ciągłe śledzenie zmieniających się oczekiwań klientów i doskonalenie metod zarządzania jest warunkiem sukcesu.
RICHARD F. MUHLEBACH, CPM, SCSM, CRE, RPA
Autor posiada ponad 30 lat doświadczenia w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi. Aktualnie jest dyrektorem Kennedy-Wilson Properties, firmy odpowiedzialnej za zarządzanie obiektami w północno - zachodniej części USA.
Lidia Henclewska CPM®
powrót do listy