artykuły
Nowe technologie w zarządzaniu nieruchomościami
(autor: Lidia Henclewska, artykuł nr 5 / 2006)
Ciągła ocena otaczającego nas środowiska pomaga zidentyfikować zagadnienia i trendy, które wywrą w najbliższej przyszłości wpływ na funkcjonowanie zawodu zarządcy nieruchomości. To zadanie jest szczególnie ważne dla Instytutu IREM, którego misją jest przecież służenie swoim członkom w doskonaleniu zawodowym i dostarczanie narzędzi potrzebnych dla wysokiej efektywności usług.
Przeprowadzono szczegółowe badania oceniając: gospodarkę, rynek nieruchomości i sektor zarządzania nieruchomościami. Badanie przeprowadzono jako 3-stopniowy proces:
- zebrano informacje,
- przeprowadzono ich analizę i interpretację,
- wyciągnięto wnioski.
W efekcie wyłoniono 4 strategiczne obszary, które w najbliższym czasie będą miały wpływ na rozwój i sukces firm zajmujących się zarządzaniem nieruchomościami. Są to:
- Technologia
- Pracownicy
- Konkurencyjność
- Zarządzanie ryzykiem
Choć badanie tych obszarów uznano za zadanie długofalowe już dzisiaj IREM zebrał szereg interesujących obserwacji w każdej z tych dziedzin.
W tym tekście omówiono obszar wykorzystania nowych technologii. W kolejnych miesiącach przedstawimy następne zagadnienia.
Wykorzystanie nowych technologii uznano za najważniejsze zagadnienie w dziedzinie zarządzania nieruchomościami. Nowe technologie przenikają do wszystkich dziedzin związanych z zarządzaniem nieruchomościami. Kto ich nie stosuje lub spóźnia się z ich wdrażaniem przestaje być konkurencyjny.
Od kontaktów z właścicielami i najemcami lokali, poprzez bieżące utrzymanie budynku, analizy finansowe, księgowość, raporty dla właścicieli, bezpieczeństwo budynku aż do marketingu, we wszystkich działaniach konieczne jest wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania i internetu. Kiedykolwiek pojawia się pytanie jak poprawić jakość usług i obniżyć koszty - częścią odpowiedzi zawsze są nowe technologię. Niestety wprowadzanie ich często jest drogie i nie zawsze przynosi oczekiwane efekty.
Szybkie zmiany w dziedzinie nowych technologii powodują, iż staje się niezmiernie ważne aby organizacje takie jak IREM badały i oceniały przydatność poszczególnych programów i rozwiązań ułatwiając swoim członkom wybór najlepszych.
Wyróżniono obszary szczególnie ważne dla efektywności firmy zarządzającej i wskazano sprawdzone już kierunki rozwoju:
Wszystkie informacje powinny być łatwo dostępne dla personelu zarządzającego. Wyposaż załogę w internetowy dostęp do wszystkich informacji dotyczących nieruchomości przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Zarządca powinien mieć możliwość włączenia się do programu poprzez swojego laptopa wszędzie tam gdzie tylko dostępny jest internet.Przekształć firmę w biuro bez papierów. Skanuj wszystkie dokumenty - szczególnie umowy. Staną się w ten sposób dostępne przez internet w każdej chwili i z każdej lokalizacji. Zautomatyzuj obieg dokumentów. Uczyń e-mail podstawowym narzędziem komunikacji. Wymagaj od swoich wykonawców składania ofert drogą elektroniczną.
Uczyń technologię dodatkową zaletą nieruchomości. Doprowadź szybki internet do budynków wielorodzinnych. Stwórz kafejki internetowe, centrum biznesowe z drukarką, kolorową kopiarką, faxem. Utwórz stronę internetową nieruchomości pozwalającą najemcom za jej pośrednictwem sprawdzać swoje należności, płacić je, przeczytać polisę ubezpieczeniową budynku, zgłosić awarię czy zadać pytanie zarządcy.
Włącz nowe technologie w system bezpieczeństwa budynku. Wszelkie dokumenty zgromadzone w formie elektronicznej i przechowywane na serwerze w innej lokalizacji będą dostępne w trakcie i po wypadku.
Popraw sprawozdawczość dla właścicieli i przejrzystość zarządzania. Używaj programów, które będą zbierać dane z różnych systemów i tworzyć logiczne i wygodne prezentacje. Umożliw właścicielom pełny dostęp do tych danych przez internet.
Śledź rozwój. Uczestnicz w wydarzeniach prezentujących nowe technologie. Współpracuj z kolegami wymieniając się informacjami gdzie, jakie programy i systemy się sprawdziły, jakie były koszty wdrożenia, jakie trudności.. Subskrybuj informacje w tej dziedzinie przesyłane systematycznie on-line.
Usprawnij komunikację. Wyposaż wszystkich zarządców w telefony komórkowe, aby byli cały czas dostępni. Kontaktuj się z klientami i załogą przez internet. Usprawnij w ten sposób reakcję na życzenia użytkowników budynków.
Inwestuj w szkolenie załogi, tak aby posiadane systemy były w pełni wykorzystywane. Zaplanuj szkolenie zawsze wtedy, kiedy wprowadzany jest nowy system lub dodawany jakiś nowy element.
Uczyń nowoczesne technologie częścią strategii firmy. Wykorzystaj to konkurując na rynku. Podnieś swoją usługę na taki poziom, aby była łatwa w wykorzystaniu i przyjazna dla klientów - właścicieli i użytkowników budynków.
Przedstawione powyżej kierunki rozwoju mogą wydawać się trudne do zrealizowania dzisiaj w polskich warunkach. Nie jest łatwo wdrożyć je także w USA. Ale w tą stronę zmierza świat i musimy za nim nadążać lub pozostaniemy kurczącym się marginesem zarządzającym nieruchomościami systemem z minionej epoki.
Lidia Henclewska CPM®
powrót do listy